Olen käyttänyt Spacentia ennen kaikkea työpäivän käytännön järjestelyihin, en niinkään perinteisenä viestintä- tai projektinhallintasovelluksena. Sen idea on kiinnostava: työn tekemisen paikkaa voi ajatella joustavammin kuin vain kodin ja toimiston välisenä valintana. Kun työpäivä vaihtuu lennosta, sopiva työtila voi löytyä lähempää kuin oma toimisto, ja juuri tällaisessa tilanteessa sovelluksen arvo alkaa näkyä.

Spacent Oy:n kehittämä sovellus kuuluu yrityskäyttöön tarkoitettuihin työkaluihin. Se on maksuton, PEGI 3 -ikärajalla merkitty ja julkaistu 30.9.2020. Nykyinen versio on 1.8.5, ja se toimii Androidissa vähintään versiosta 8.0 alkaen. Käyttäjämäärästä kertoo yli 10 000 asennusta, mutta kokonaisuus on edelleen melko kompakti verrattuna kaikkein tunnetuimpiin työelämän sovelluksiin. Arvosana on 3,6, joka kertoo mielestäni kohtuullisen hyödyllisestä mutta ei täysin hiotusta kokemuksesta.

Kun työpaikka riippuu yhteydestä ja tilanteesta

Spacentin käyttö tuntuu luontevimmalta silloin, kun en halua sitoutua yhteen työpisteeseen. Ajatus sopii hybridityöhön, jossa osa päivästä tehdään kotona, osa asiakkaan luona ja loppu jossain rauhallisessa työympäristössä. Sovellus ei korvaa sähköpostia, videokokouksia tai tiimin sisäistä keskustelua, vaan auttaa työskentelypaikan ympärille rakentuvassa arjessa.

Verkkoyhteys vaikuttaa kokemukseen heti alusta lähtien. Sovelluksen hyöty syntyy siitä, että ajantasainen tieto työtiloista ja niiden käytöstä on saatavilla silloin, kun sitä tarvitsen. Jos yhteys on hidas, epävakaa tai katkeaa kesken käytön, sovelluksen tärkein tehtävä vaikeutuu: en halua arvailla, onko näkyvä tieto edelleen ajankohtaista, kun olen jo matkalla työskentelypaikkaan.

Tämä ei ole minulle ongelma normaalissa kaupunkiympäristössä, jossa puhelimen datayhteys toimii yleensä riittävästi. Sen sijaan kellarikerroksessa, junassa tai rakennuksen paksujen seinien sisällä käyttäisin sovellusta mieluummin ennen siirtymistä. Yhteys kannattaa tarkistaa ennen lähtöä, ei vasta siinä vaiheessa kun työpäivä on jo alkamassa. Pieni ennakointi vähentää turhaa säätöä huomattavasti.

Millainen arkipäivän tilanne paljastaa sovelluksen hyödyn?

Kuvittelen tavallisen työpäivän, jossa aamun tapaaminen päättyy eri kaupunginosaan kuin olin suunnitellut. Seuraava etäkokous alkaa tunnin kuluttua, enkä halua palata kotiin vain käyttämään aikaa matkustamiseen. Tällöin Spacentia voi käyttää uuden työskentelypaikan etsimiseen ja päivän suunnan muuttamiseen. Puhelimella tehtävä tarkistus on nopeampi kuin useiden verkkosivujen selaaminen tai viestien lähettäminen eri työtiloihin.

Hyöty ei kuitenkaan ole pelkästään siinä, että jokin paikka löytyy. Tärkeämpää on ajattelutavan muutos: työpäivä ei välttämättä tarvitse yhtä pysyvää tukikohtaa. Jos olen jo liikkeellä, sovellus auttaa yhdistämään sijainnin ja työskentelyn käytännöllisemmin. Tämä on erityisen kiinnostavaa liikkuville asiantuntijoille, pienille tiimeille ja työntekijöille, joiden toimistolla ei ole aina sopivaa paikkaa keskittyä.

Samalla kannattaa pitää odotukset realistisina. Spacent ei itsessään tee huonosta verkkoyhteydestä hyvää, eikä se ratkaise kokousohjelman, tunnistautumisen tai työpaikan muun tekniikan ongelmia. Jos seuraava tehtävä vaatii raskasta tiedonsiirtoa tai varmaa videoyhteyttä, valitsisin työympäristön ensin sen perusteella ja käyttäisin Spacentia vasta sen jälkeen vaihtoehtojen rajaamiseen.

Puhelimella käytettynä nopea, mutta ei täysin huoleton

Puhelin on tälle sovellukselle luonteva käyttölaite, koska työtilan tarve syntyy usein liikkeellä ollessa. En yleensä suunnittele tällaista tarvetta viikkoja etukäteen. Päätös voi syntyä aamulla, tapaamisen jälkeen tai silloin, kun koti ei yllättäen sovellukaan työskentelyyn. Siksi selkeä eteneminen ja nopeasti avautuva näkymä ovat tärkeämpiä kuin suuri määrä lisätoimintoja.

Liikkuvassa käytössä yksi käytännön haaste on huomion jakautuminen. Jos tarkistan vaihtoehtoja kävellessäni tai kiireessä, jokaisen näkymän täytyy olla helposti ymmärrettävä. Minä tekisin haun mieluummin pysähdyttyäni, jotta en valitse paikkaa vain nimen tai sijainnin perusteella. Työpäivän kannalta olennaista on myös miettiä, sopiiko paikka juuri kyseiseen tehtävään: hiljaiseen kirjoittamiseen, puheluun vai nopeaan työskentelyjaksoon.

Spacentin vahvuus on ajatuksessa, että työtila kulkee työntekijän mukana. Sen heikkous on se, että mobiilikontekstissa käyttäjä joutuu itse tekemään lopullisen laadunarvion. Sovellus voi auttaa löytämään vaihtoehdon, mutta minä tarkistan aina matka-ajan, työpäivän rytmin ja sen, kuinka paljon olen riippuvainen vakaasta yhteydestä.

Kun yhteys katkeaa kesken suunnittelun

Yhteysongelmat eivät aina näy heti. Sovellus saattaa avautua normaalisti, mutta seuraava tietojen lataus kestää, kun siirryn katvealueelle. Tällaisessa tilanteessa suurin riski ei ole pelkkä odottaminen, vaan väärä oletus siitä, että ruudulla näkyvä tieto vastaa edelleen nykytilannetta. Siksi en tekisi viime hetken päätöstä vain aiemmin avatun näkymän perusteella.

Oma toimintatapani on yksinkertainen: tarkistan työskentelypaikan ja tarvittavat tiedot silloin, kun yhteys on varmasti hyvä, ja pidän suunnitelmassa vaihtoehdon. Jos olen menossa tärkeään etäkokoukseen, en rakenna koko päivää yhden sovelluksen varaan. Kirjaan itselleni osoitteen, matka-ajan ja kokouksen alkamisajan ennen lähtöä. Näin Spacent toimii suunnittelun apuna, mutta yhteyden hetkellinen häiriö ei kaada koko päivää.

Palautumisen kannalta sovellus on parhaimmillaan silloin, kun palaan siihen vasta vakaassa yhteydessä. En yrittäisi ratkaista yhteyskatkoa jatkuvilla uudelleenlatauksilla tai vaihtamalla näkymiä nopeasti. Se kuluttaa aikaa ja voi tehdä tilanteesta epäselvemmän. Parempi tapa on pysähtyä, varmistaa verkkoyhteys ja tehdä päätös uudelleen, jos ajantasainen tieto on tarpeen.

Tämä on tärkeä ero Spacentin ja paikallisesti toimivan muistiinpanon välillä. Muistiinpanosta näen omat aikaisemmat suunnitelmani ilman uutta yhteyttä, mutta se ei välttämättä kerro työtilanteen tämänhetkistä tilaa. Siksi pidän sovellusta enemmän yhteyteen nojaavana suunnitteluvälineenä kuin varakopiona kaikille työpäivän tiedoille.

Datankäyttöä voi hallita järkevällä rytmillä

Työtilojen etsiminen ei normaalisti tunnu puhelimessa raskaalta toiminnolta, mutta liikkuessa pienetkin lataukset kasaantuvat. Jos avaan sovelluksen toistuvasti ilman selkeää päätöstä, käytän aikaa ja dataa lähinnä vaihtoehtojen selaamiseen. Minulle tehokkaampi tapa on määritellä ensin, missä olen, kuinka pitkälle voin matkustaa ja millaista työrauhaa tarvitsen.

Kun nämä kolme asiaa ovat selvillä, Spacentia on helpompi käyttää tarkoituksellisesti. Teen yhden tarkistuksen, vertailen sopivia vaihtoehtoja ja palaan sovellukseen vain, jos suunnitelma muuttuu. Tämä vähentää turhaa liikennettä ja tekee myös päätöksestä selkeämmän. Paras käyttövinkki on rajata tarve ennen hakua, ei selata kaikkea mahdollista varmuuden vuoksi.

Datatietoinen käyttö korostuu matkalla. Jos olen ulkomailla tai liittymässä on tiukka dataraja, käyttäisin sovellusta ensisijaisesti langattomassa verkossa ja tekisin suunnitelman etukäteen. En kuitenkaan pitäisi tätä syynä jättää sovellusta kokonaan väliin. Kyse on enemmän käyttötavasta: jatkuva tarkistaminen on turhaa, kun yksi hyvin ajoitettu tarkistus riittää.

Myös akun kannalta järkevä rytmi auttaa. En pidä sovellusta avoinna koko työpäivää, vaan käytän sitä silloin, kun tarvitsen työskentelypaikkaan liittyvää tietoa. Tämän jälkeen siirryn varsinaisiin työvälineisiin. Näin Spacent pysyy apuvälineenä eikä muutu yhdeksi jatkuvasti taustalla pyöriväksi sovellukseksi muiden joukossa.

Kenelle Spacent sopii paremmin kuin tavallinen toimistomalli?

Suosittelisin Spacentia henkilölle, jonka työpäivä ei aina ala tai pääty samaan paikkaan. Liikkuva konsultti, hajautetun tiimin jäsen, freelancer tai hybridityötä tekevä työntekijä voi saada siitä enemmän irti kuin henkilö, jolla on aina oma nimetty työpiste. Myös pienelle yritykselle ajatus joustavista työympäristöistä voi olla kiinnostavampi kuin kaikkien työntekijöiden pitäminen samassa toimistossa.

Sovellus kiinnostaa erityisesti silloin, kun työtilan tarve syntyy lyhyellä varoitusajalla. Jos koti on liian levoton, kirjasto ei sovi puheluihin ja oma toimisto on kaukana, työpäivän voi suunnata toisin. Tällaisessa tilanteessa Spacentin arvo on käytännöllinen, ei näyttävä: se voi säästää aikaa ja auttaa tekemään päätöksen ilman pitkää selvittelyä.

Sen sijaan en valitsisi sitä ensisijaiseksi työkaluksi tiimille, joka tarvitsee laajaa tehtävienhallintaa, keskustelua, tiedostojen yhteiskäyttöä tai yksityiskohtaista kalenteria. Näihin tarkoituksiin vakiintuneet yhteistyöalustat ovat parempia. Spacent täydentää niitä, mutta ei korvaa niitä. Jos työpäiväsi tapahtuu aina samassa toimistossa, sovelluksen hyöty voi jäädä pieneksi.

Vertailu tavallisiin vaihtoehtoihin

Perinteiseen toimistoon verrattuna Spacent tarjoaa enemmän joustavuutta, mutta vähemmän varmuutta siitä, että kaikki ympärillä oleva toimii juuri omien toiveiden mukaan. Omalla toimistolla tunnen työpisteen, verkkoyhteyden ja käytännöt ennestään. Sovelluksen avulla voin löytää vaihtoehdon, mutta minun täytyy arvioida uusi ympäristö itse.

Pelkkään hakukoneeseen tai karttasovellukseen verrattuna Spacentin ajatus on työkohtaisempi. Kartta kertoo, missä paikat ovat, mutta työskentelypaikan valintaan liittyy muutakin kuin etäisyys. Tarvitsen paikan, joka sopii keskittymiseen, kokoukseen tai lyhyeen työrupeamaan. Tässä Spacent on järkevämpi lähtökohta kuin satunnainen verkkohaku, vaikka lopullinen päätös vaatii edelleen omaa harkintaa.

Yhteistyöalustoihin verrattuna ero on vielä selvempi. Teamsin, Slackin tai vastaavan palvelun tarkoitus on pitää ihmiset yhteydessä toisiinsa; Spacentin tarkoitus on auttaa työskentely-ympäristön valinnassa. Jos ongelmani on se, etten löydä tehtävääni liittyvää viestiä, tämä sovellus ei auta. Jos ongelmani on se, missä voisin tehdä työn kunnolla, sen näkökulma on osuvampi.

Käyttöönotossa kannattaa aloittaa yhdestä selkeästä tarpeesta

En lähtisi asentamaan Spacentia vain uteliaisuudesta ja selaamaan sitä ilman käyttötarkoitusta. Parempi testi on valita yksi todellinen tilanne: seuraava päivä, jolloin työskentelypaikka ei ole ennalta määrätty. Silloin huomaan nopeasti, helpottaako sovellus päätöstä vai lisääkö se vain yhden uuden vaiheen suunnitteluun.

Ensimmäisellä käyttökerralla tarkistaisin myös sen, kuinka hyvin sovellus sopii omaan liikkumisrytmiini. Tarvitsenko työtilaa lähellä kotia, asiakkaan toimistoa vai joukkoliikenteen reittiä? Onko minulla aikaa vaihtaa paikkaa kesken päivän? Kuinka kriittinen verkkoyhteys on seuraavassa tehtävässä? Näihin kysymyksiin vastaaminen tekee sovelluksen käytöstä huomattavasti täsmällisempää.

Version 1.8.5 perusteella kokonaisuus on riittävän ajanmukainen kokeiltavaksi Android-laitteella, jonka käyttöjärjestelmä on vähintään 8.0. Sovelluksen ilmaisus on selkeä etu kokeiluvaiheessa: päätöstä ei tarvitse perustaa maksulliseen sitoutumiseen. Arvosana 3,6 ja kolmetoista arviota kertovat kuitenkin siitä, että käyttäjäkokemukset eivät muodosta täysin yksimielistä kuvaa. Minusta se on hyvä syy testata sovellusta omassa arjessa eikä olettaa, että se sopii kaikille samalla tavalla.

Oma yhteysarvioni

Spacentin käyttökokemus riippuu vahvasti siitä, milloin ja missä sitä käytän. Hyvässä verkkoyhteydessä se tekee työskentelypaikan vaihtamisesta ajateltavaa ja voi helpottaa kiireisen päivän järjestämistä. Liikkeellä ollessa sen arvo kasvaa, koska päätös syntyy usein juuri silloin, kun en ole tietokoneen ääressä.

Katveessa tai epävarmassa yhteydessä sovellukseen liittyy enemmän varovaisuutta. En pitäisi sitä välineenä, jonka varaan koko työpäivä kannattaa rakentaa ilman vaihtoehtoista suunnitelmaa. Käyttäisin sitä tiedon hakemiseen ja työympäristön valintaan, mutta varmistaisin tärkeät käytännön asiat hyvissä ajoin. Tämä koskee erityisesti etäkokouksia, tiukkoja aikatauluja ja tilanteita, joissa uuden paikan vaihtaminen ei ole helppoa.

Minun suositukseni on kokeilla Spacentia, jos hybridityö tarkoittaa sinulle oikeasti vaihtuvia työskentelypaikkoja. Se ei ole yleinen ratkaisu kaikkeen yritystyöhön, eikä se korvaa viestintä- tai projektityökaluja. Oikeassa tilanteessa se tarjoaa kuitenkin hyödyllisen tavan ajatella työpäivää paikan sijaan liikkeenä. Maksuttomana yrityskäyttöön tarkoitettuna sovelluksena kokeilun kynnys on matala, kunhan hyväksyy sen, että verkkoyhteys vaikuttaa suoraan siihen, kuinka luotettavalta ja sujuvalta käyttö tuntuu.

Jos työskentelet aina samassa toimistossa, jättäisin sen todennäköisesti väliin. Jos taas huomaat usein etsiväsi rauhallista, sopivaa tai lähempänä sijaitsevaa työympäristöä, Spacent voi olla kokeilemisen arvoinen lisä omaan työkalupakkiin. Minulle sen paras puoli ei ole lupaus täydellisestä työpäivästä, vaan mahdollisuus tehdä parempi paikkapäätös silloin, kun suunnitelma muuttuu.

Kohokohdat

• Selkeä käyttöliittymä helpottaa työtilojen löytämistä ja varaamista.
• Sopii joustavasti etätyöhön
• kokouksiin ja tilapäiseen työskentelyyn.
• Varaustiedot ja tilojen saatavuus ovat helposti tarkistettavissa.
• Voi vähentää oman toimiston tarvetta ja siihen liittyviä kustannuksia.
• Mahdollistaa työskentelyn eri sijainneissa ilman pitkäaikaista sitoutumista.

---

Rajoitukset

• Sopivien tilojen määrä vaihtelee huomattavasti kaupungin mukaan.
• Kaikki työtilat eivät välttämättä tarjoa samoja palveluita tai varusteita.
• Varaus- ja peruutusehdot kannattaa tarkistaa ennen vahvistamista.
• Sovelluksen hyöty riippuu yhteistyökumppaneiden kattavuudesta alueellasi.
• Tilojen hinnat voivat olla korkeita säännölliseen käyttöön verrattuna.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä Spacent on ja kenelle sovellus sopii?

Spacent on sovellus, joka auttaa käyttäjiä löytämään ja hyödyntämään joustavia työtiloja eri sijainneissa. Se sopii erityisesti etätyöntekijöille, liikkuvaa työtä tekeville, yrittäjille ja yrityksille, jotka tarvitsevat työpisteitä ilman pitkäaikaista toimitilavuokrausta. Sovelluksen kautta voi tutustua tarjolla oleviin tiloihin, tarkistaa niiden tietoja ja hallita käyttöön liittyviä varauksia.

Miten Spacentin kautta varataan työtila?

Työtilan varaaminen alkaa yleensä sijainnin, päivämäärän ja tarvittavan tilatyypin valinnalla. Sovelluksessa voi tarkastella saatavilla olevia vaihtoehtoja, niiden ominaisuuksia ja mahdollisia hintoja ennen varauksen vahvistamista. Käyttökokemuksen perusteella on tärkeää tarkistaa varauksen ehdot, peruutuskäytännöt, sisäänpääsyohjeet sekä se, sisältyvätkö esimerkiksi kokoustilat tai muut lisäpalvelut hintaan.

Onko Spacent maksullinen vai voiko sitä käyttää ilmaiseksi?

Spacent-sovelluksen lataaminen voi olla maksutonta, mutta työtilojen käyttöön, varauksiin tai yrityksen palvelusopimukseen voi liittyä maksuja. Lopullinen hinta riippuu valitusta tilasta, käyttöajasta, palvelun tarjoajasta ja mahdollisista yrityskohtaisista ehdoista. Ennen varauksen vahvistamista kannattaa tarkistaa hinnan muodostuminen, mahdolliset lisämaksut, verot sekä peruutuksesta aiheutuvat kulut.

Mitä työtiloja Spacentissa on saatavilla?

Spacentin tarjonta voi vaihdella alueen ja yhteistyökumppaneiden mukaan. Valikoimaan voi kuulua esimerkiksi yksittäisiä työpisteitä, coworking-tiloja, neuvotteluhuoneita ja muita työskentelyyn sopivia ympäristöjä. Tilojen varustelu ei kuitenkaan ole kaikkialla samanlainen, joten käyttäjän kannattaa tarkistaa etukäteen esimerkiksi Wi-Fi-yhteys, ergonomia, tulostusmahdollisuus, esteettömyys, aukioloajat ja mahdolliset rauhalliset työskentelyalueet.

Mitä kannattaa huomioida ennen Spacentin lataamista ja käyttöönottoa?

Ennen käyttöönottoa kannattaa varmistaa, että Spacent toimii omalla alueellasi ja että sovelluksen tarjoamat työtilat vastaavat omia tarpeitasi. Tarkista myös laitteen käyttöjärjestelmävaatimukset, kirjautumistapa, sijainti- ja ilmoitusluvat sekä mahdollinen yrityksen kutsu tai käyttöoikeus. Jos käytät palvelua työasioihin, tutustu lisäksi tietosuoja- ja maksuehtoihin sekä siihen, miten varaukset, kuitit ja käyttäjätilin tiedot käsitellään.